为规范文件归档管理，提高工作效率，现将《南京审计大学金审学院<归档文件材料整理规则>实施细则》印发给你们，请遵照执行。
附件：南京审计大学金审学院<归档文件材料整理规则>实施细则
南京审计大学金审学院
2019年12月17日
南京审计大学金审学院《归档文件
材料整理规则》实施细则
第一章 总 则
第一条 为适应档案现代化管理的需要，规范、简化本校归档文件整理方法及程序，提高工作效率，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)和《江苏省<归档文件整理规则>实施细则》，结合学校实际情况，特制定本细则。
第二条 本细则所称的归档文件是指立档单位在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，包括纸质和电子文件材料。归档文件整理是指将归档文件以件为单位，进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
第三条 学校严格实行文件材料形成部门归档制度，本办法适用于本校范围内的各归档单位。
第四条 归档的文件材料应收集齐全完整，于次年6月底以前归档，教学档案在当年的12月底前归档。
第二章 整理原则
第五条 归档文件应当遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第六条 归档文件整理应当符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅导管理。所使用的档案管理系统应当符合国家档案局要有关档案管理系统软件功能要求及江苏省有关地方标准规范要求。归档文件整理应当保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
第三章 整理要求
第七条 归档文件应齐全完整，保管期限应划分准确。各归档单位按《南京审计大学金审学院归档范围和保管期限表》收集齐全本部门需归档的文件材料，做到谁形成、谁积累、谁整理、谁归档；归档时区别不同文件的价值，划分不同的保管期限，保存价值大，保管期限长，重点整理、保管；保存价值小，保管期限短，根据条件区别对待。短期保存的文件材料可保持原装订方式不变。
第八条 归档文件整理所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。对有重要保存价值的归档文件，已破损的要进行修裱；字迹模糊或易褪变的要进行复制；要去除易锈蚀金属物；过大文件要折叠，尽量减少折叠次数，折叠处尽量位于文件图表字迹之外，页数较多单张折叠。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
第九条 归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用档案管理软件系统辅助整理工作。
第四章 整理方法
第十条 以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件：文件正本、发文稿子、定稿为一件，制度等重要文件的正文与历次修改稿数量多的，可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，将记载修改过程的定稿与正文、发文稿纸为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；来文复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件，经过若干层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册按其原来的装订方式，一册（本）为一本为一件（作为文件附件时除外）；未装订式样同一的表格，以一定的单位，可装订在一起作为一件；介绍信存根等一本为一件；会议记录一般一次会议作为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；同一次会议成套的会议材料各为一件。
各归档单位形成的永久、长期保管的档案一律采用不锈钢订书钉或线装订；重要的、较厚的、易丢失散落的文件，可以用线装订成册；已成册不易拆钉的，可保持原貌不变。
第十一条 归档文件排序有条理。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后（指请示与批复、报告与批示、函与复函）；中文本在前，外文本在后；文件处理结果在前，请示、报告在后；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；未装订的式样统一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。
第十二条 学校归档文件采用“年度——机构——保管期限”的分类方案。
按年度分类时，跨年度的文件一般应以文件签发日期（即落款日期）为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。当几份文件作为一件时，以装订在最前面的文件落款日期为准；当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在备注项加以说明。
按机构归类时，应当根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。
第十三条 排列文件时，按时间结合事由排列。将同一事由中的文件按文件形成的先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可以集中排列。因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限，机构（问题）的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件。上述情况应当在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应当尽量避免。
（注：事由是指意见具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。一项工程、一次活动、一次会议，均可分别视为一个事由。一次请示，批复收到后，可视为事由办理完毕。）
第十四条 归档文件应依分类方案和排列顺序编写归档号。档案编制应当遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。档号结构宜为：全宗号-档案门类代码年度-保管期限-机构代码-件号。上下两位代码间用“-”连接。如“NSJS-WS2016-Y-ZHB-0001”。将档号代码填写在归档章内，其中必填项为全宗号、年度、机构、保管期限、件号、页数。归档章的格式如下：
（全宗号） | （门类年度） | （件 号） |
（机 构） | （保管期限） | （页 数） |
归档章采用红印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。如果领导批示等重要字迹占用上述位置，可将归档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。文件首页确无归档章位置或重要文件需保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。办文单随同归档的，归档章可盖在办文单上，以保持文件原貌。归档章尽量不要压住文件字迹。填写编号项目的字迹材料应耐久。电子文件可以由系统生成归档章样式或者以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，学校不进馆，因此就填写NSJS。
档案门类代码年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公园纪年，如“2016”。
机构代码：机构代码用3位汉语拼音首字母或阿拉伯数字标识，如综合管理办公室“ZHB”等，归档文件未按照机构分类的，应当省略机构代码。
保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
件号：件号是单件归档文件在分类方案最低以及类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0036”，实体档案章上由手工编写的则不需要补足。
第十五条 归档文件应当依据档号顺序编制归档文件目录。编目应当准确、详细，便于检索。
归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件的，只对复文进行编目，但必须在题名栏中用“（）”注明来文，如“附请示”；若作为两件，则分别编目。同一事由形成多份文件的，应分别编目，如同一次会议形成的15件归档文件，应编制15条目录。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。
序号：填写归档文件顺序号。一盒归档文件目录内编一个流水号。
档号：档号按照第十四条编制。
文号：文件发文字号。一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。没有文号的，不用标识。
责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
题名：文件标题。文件只有一个题名且能反映文件内容的（正题名），填写时照实抄录；文件有正副提名的，正副名能反映文件内容的，副题名无需抄录；文件并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有题名或提名不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。文件附件独立性强，正文标题不能反映附件内容时附件标题一并抄录在正题名之后，外加括号，括号中写明“附：1、…2、…”，如“关于开展高校普通话培训测试工作检查的通知（附：1、指标体系及标准；2、检查自测表；3、第一批检查高校名单。）”
日期：文件形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如“20160205”。
密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级
标识。
页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。
备注：注释文件需说明的情况。凡属公开性文件在此栏标注“公开”。
归档文件目录使用电子表格进行编制，目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。归档文件目录样式见下图：
归 档 文 件 目 录
序号
档号
文号
责任者
题
日期
密级
页数
备注
第十六条 归档文件按室编号分类排列好交综合档案室审查验收后，与归档文件目录和签好字的备考表一同放入档案盒内，并在档案盒盒脊上填上年度、机构、保管期限、起止件号、盒号等必备项，移交档案室。
不同年度、不同保管期限、不同机构形成的归档文件不得放入同一档案盒中。
档案盒只是归档文件的保护装具，不具备保管单位的作用，不要求同一事由的归档文件必须装在一个归档盒内，只须按照归档文件排列顺序依次装盒，装满一盒后，顺次装入下一盒。装盒时尽量保证同一问题的文件材料相对集中。
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和检查日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人：负责整理归档文件的人员签名或盖章。
整理日期：归档文件整理完成日期。
检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或盖章。
检查日期：归档文件检查完毕的日期。
第十七条 各二级学院（部），各部门兼职档案员在完成了当年归档工作全部程序后，应及时在档案接收登记簿上登记，且签字手续完备。
第十八条 综合档案室负责全校文书档案整理、归档的指导工作，并负责归档文件材料的检查和接收。
第十九条 归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应当符合本规则的“第四章 整理要求”的规定。
苏公网安备 32011302320478号